Elle se faisait plutôt rare, réservée aux grandes entreprises internationales.
En quelques années, l’installation de visioconférence en salle de réunion a conquis la plupart des entreprises en France et dans le monde.
En même temps que la pandémie obligeait celles-ci à s’adapter en opérant un virage numérique rapide, les applications de visioconférence de type Zoom, Teams, Skype ou Google Meet envahissaient les foyers.
Au bureau en salle de réunion, une installation de vidéoconférence permet aujourd’hui de se réunir à distance dans les meilleures conditions, sans coupure ni panne, partout dans le monde.
Elle offre surtout aux équipes dispersées en France ou à l’international l’occasion de collaborer, se former, passer des entretiens en gagnant du temps, et en faisant des économies sur les coûts de déplacement.
Qu’entend-on par visioconférence en salle de réunion ? Est-elle sécurisée et quels sont ses avantages pour l’entreprise ? Le point sur cet outil désormais indispensable pour la plupart des organisations.
Le défi technique d’un système de visioconférence performant
La mise en œuvre d’une installation de vidéoconférence peut paraître simple à première vue.
Pourtant, elle doit répondre précisément aux besoins de l’entreprise et dépend de plusieurs paramètres dont la taille de la salle et le nombre de participants connectés en simultané pour éviter toute coupure ou problème technique désagréable.
Il va falloir notamment veiller à disposer de suffisamment de bande passante ainsi que d’une bonne connexion réseau d’où l’intérêt de passer par un professionnel expert, capable d’analyser l’existant aussi bien en termes d’infrastructure que de connexion réseau.
En fonction de chaque entité, les besoins à évaluer concernent par exemple :
- Les écrans qui vont être majoritairement utilisés : PC de bureau, ordinateurs portables, écrans de télévision
- Les micros et caméras intégrés ou USB
- Les hauts parleurs intégrés ou externes
- Les téléphones de conférence VoIP
- Les connexions internet wifi et/ou Ethernet
- Les logiciels et applications de visioconférence
La solution fera-t-elle partie d’un système de communications unifiées de type UCaaS ?
Quel sera le nombre maximum de personnes connectées en même temps ?
La plateforme de vidéoconférence sera-t-elle suffisamment sécurisée ?
L’accompagnement d’un expert s’avère indispensable pour l’installation d’un système de visioconférence sur mesure.
La sécurité, un enjeu majeur de la visioconférence en mode hybride
Si la visioconférence est entrée très vite dans les usages professionnels depuis la pandémie de Covid-19, elle n’est pas sans créer des problèmes de sécurité des données échangées.
Les logiciels espions et les cyberattaques ont vu leur pourcentage augmenter ces dernières années en raison du manque de préparation et de réflexion au moment de mettre en place des systèmes de collaboration à distance.
Les entreprises ont eu tendance alors à se tourner vers des logiciels gratuits open source au même titre que les particuliers mais toutes les tendances démontrent aujourd’hui l’importance de mettre en place un système fiable et sécurisé.
Les installateurs experts en solutions collaboratives pour les entreprises devraient être à même de proposer la solution de visioconférence la plus sécure possible en combinant tous les aspects de la sécurité IT :
- la mise en place d’un VPN pour sécuriser la connexion
- l’installation d’Antivirus et Antimalware sur les postes de travail et les serveurs
- le chiffrement des données pour garantir la confidentialité des échanges
- la gestion des accès et la mise en place de systèmes d’authentification
- la priorisation des flux pour des échanges fluides en temps réel avec une bonne qualité de son et d’image.
Chez ITM, nous pouvons vous accompagner sur tous ces aspects de sécurité et d’optimisation. N’hésitez pas à nous contacter pour la mise en place d’un système de visioconférence en salle de réunion sur site, pour installer un système UCaaS de communications unifiées, ou pour migrer votre téléphonie d’entreprise en ayant la garantie d’un environnement IT sécurisé.
Pourquoi implémenter une solution de visioconférence professionnelle en salle de réunion ?
Outre la nécessaire sécurisation des accès et connexions de l’ensemble des collaborateurs, l’installation d’un système de visioconférence dans des salles physiques offre de nombreux avantages.
- Une solution écologique et économiqueLa vidéoconférence permet d’abord de lever les freins liés à la distance.
– Pour les personnes au bureau, une salle de réunion dédiée à la visioconférence, c’est l’assurance d’une réunion confortable, avec un matériel adéquat, souvent un grand écran et la fin des questionnements sur les lieux physiques dans lesquels se retrouver.
– Pour les collaborateurs à distance, ce sont des frais de déplacements et d’hébergement, donc des émissions de CO2 en moins, un gain de temps, une plus grande efficacité, et la capacité à être présents avec l’équipe malgré la distance. - Renforcer l’esprit d’équipe et la collaboration en entreprise « Etre présent malgré la distance » est d’ailleurs un point crucial pour les entreprises dont de nombreux salariés alternent le travail sur site et à domicile. Ces modes de travail hybrides créent parfois une sensation d’isolement, ou de collaboration « hachée » pour les uns comme pour les autres.
- Un système de visioconférence augmente la disponibilité des participants. Le choix d’une date et d’une heure spécifique pour se réunir devient simple.Le lieu unique, virtuel pour les collaborateurs à distance ou physique pour les employés sur site apparaît comme une façon de retrouver l’esprit et les échanges instantanés des réunions traditionnelles. Il permet l’organisation de formations, d’entretiens individuels ou collectifs, de réunions de projet comme de présentations commerciales, pour une efficacité accrue.
- Des technologies à la fois matures et évolutivesLes progrès des solutions logicielles et applications, l’évolution des technologies cloud et la démocratisation du matériel de vidéoconférence – micros, écrans, caméras intégrées – rendent les systèmes de visioconférences bien plus performants aujourd’hui qu’il y a quelques années.
Cette maturité permet une plus grande fluidité des échanges et une meilleure analyse des besoins en vitesse, en bande passante et en priorisation des flux audio et visio.
Mises à jour et nouvelles fonctionnalités évoluent rapidement pour aboutir à des plateformes intuitives sans cesse améliorées.
Experts en audit et conseil, installation, réseaux et maintenance, ITM vous accompagne dans tous vos projets d’installations de visioconférences en salles de réunion.
