L’évolution de la technologie cloud et la progression du travail à distance poussent tout naturellement les entreprises à une migration progressive de leurs outils de communication et collaboration sur un seul système IP.
Cette centralisation des moyens de communication en un seul endroit, c’est ce qu’on appelle la communication unifiée.
Chat, e-mails, téléphonie, visioconférence… Et si une seule plateforme accessible à distance permettait de centraliser et d’administrer toute la communication de votre organisation ?
La collaboration simple et fluide de tous les salariés dans un environnement sécurisé, qu’ils soient dispersés sur tout le territoire, sur site, à domicile ou en mobilité : telle est la promesse de la communication unifiée, système dédié pour chaque entreprise, et qui fait la différence au quotidien.
Retour sur la définition concrète d’une solution de communication unifiée, ses avantages pour l’entreprise, et les raisons de l’adopter pour améliorer sa productivité.
Une solution de communication unifiée, qu’est-ce que c’est ?
La communication unifiée est un système qui permet d’aborder la communication d’entreprise différemment en « unifiant » des moyens de communication et des canaux auparavant distincts : les outils voix et en temps réel comme la téléphonie, la communication écrite de type chat ou sms, le son et l’image en simultané comme la visioconférence, les logiciels de collaboration multicanaux ou le courrier électronique.
Une solution de communication unifiée doit être accessible à tous les collaborateurs, quel que soit leur lieu de travail ou l’appareil qu’ils utilisent : smartphone, tablette, pc mobile ou hybride, ordinateur fixe…
Enfin, l’idée prédominante étant de simplifier au maximum la collaboration et la communication en temps réel dans l’entreprise pour être plus efficace, la solution se concentrera sur une interface unique permettant d’interconnecter tous les canaux afin d’éviter la multiplication des outils.
Concrètement, que permet de faire une solution de communication unifiée en 2023 ?
Pour implémenter une plateforme de communication unifiée dans l’entreprise, la solution privilégiée aujourd’hui repose sur le cloud : on parle de solution UCaaS pour Unified Communications as a Service.
Une seule interface permet alors d’accéder à de nombreuses fonctionnalités parmi lesquelles :
- La téléphonie d’entreprise fixe et mobile interne et externe
- Les solutions de réunion à distance : vidéoconférence, webconférence, audioconférence
- La messagerie instantanée et le chat
- Des groupes de travail virtuels permettant le suivi des projets ainsi que le partage de documents
- La gestion des présences et de la disponibilité en temps réel
- Un réseau social d’entreprise
Quels sont les avantages de la communication unifiée pour l’entreprise et pour les collaborateurs ?
En simplifiant sensiblement la communication et la collaboration, l’entreprise gagne en productivité et réalise des économies pendant que l’expérience collaborateur s’améliore, grâce à des échanges plus fluides et au renforcement du sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Gain de temps et amélioration de la productivité
Une solution de communication unifiée, c’est d’abord une façon de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité des collaborateurs à titre individuel et collectif.
Plus besoin de se déplacer pour faire des réunions qui peuvent désormais avoir lieu en ligne, ou pour chercher des documents, stockés dans un espace sécurisé dédié au projet.
La collaboration peut se faire à distance sans perte de données, dans un environnement qui favorise l’autonomie et le travail hybride tout en le cadrant et en conservant les échanges.
Économies sur les infrastructures et la maintenance, paiement à la carte
Contrairement aux anciennes installations, une solution UCaaS est d’abord logicielle et permet de réduire les coûts de matériel informatique et de téléphonie ainsi que les frais de maintenance.
Le fournisseur de solution UCaaS est en général responsable de la gestion des mises à jour et de la sécurité des outils installés.
L’entreprise n’a plus besoin d’investir dans des outils annexes, la solution prenant en compte tous les besoins en communications voix et audio, visio, et écrites, que celles-ci soient synchrones ou asynchrones.
Les nouvelles solutions UCaaS sont par ailleurs évolutives, et donc pérennes. Les systèmes d’abonnement et de paiement en fonction des besoins réels sont également une très bonne façon de faire des économies.
Amélioration de l’expérience client et de son taux de satisfaction
Une solution de communications unifiées permet enfin un traitement des demandes clients plus efficace et une expérience utilisateur optimisée.
Grâce à une meilleure gestion des appels extérieurs, à des procédures et des outils clairement identifiés, les clients finaux reçoivent un accueil plus qualitatif et une prise en charge rapide de leurs problématiques.
Ils peuvent facilement joindre leurs interlocuteurs et être rappelés, le traitement de leur appel est plus performant avec la fourniture de réponses appropriées et multicanales.
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